Spedition ohne Papier

Euba Logistic setzt auf digitales Dokumenten-Management

Palettenscheine, Lieferquittungen, Wiegezettel und Transportaufträge – wenn die rund 80 Sattelzüge der Euba Logistic in die Firmenzentrale zurückkehren, bringen die Fahrer jede Menge Papier mit. Besonders Freitags füllen sich die Ablagefächer in Angermünde mit vielen neuen Belegen.

Für Kerstin Nitz und ihre Kolleginnen in der Verwaltung bedeutet das eine Menge Arbeit. Jeder Nachweis muss einer Sendungsnummer zugeordnet, erledigte Aufträge berechnet und sämtliche Dokumente archiviert werden. Rund 2.000 Belege pro Woche summieren sich auf 100.000 Schriftstücke im Jahr. „In der Vergangenheit haben wir auf diese Weise Hunderte von Aktenordnern und einen rund 40 Quadratmeter großen Lagerraum gefüllt“, erklärt Kerstin Nitz.

Dieses Verfahren kostete nicht nur Platz, sondern erschwerte auch die gezielte Suche bei Kundenanfragen und nachträglichen Reklamationen. Deshalb entschied sich Euba im vergangenen Jahr für ein elektronisches Archivierungssystem. Die Wahl fiel auf die Lösung ELOenterprise des Anbieters cns. Die Schnittstelle von ELO zu der bei Euba eingesetzten Speditionssoftware M3 Logisticware von Dr. Malek gab dabei den Ausschlag. Die integrierte Schnittstelle ermöglicht es, alle in M3 erzeugten Dokumente ohne zusätzliche Eingriffe vollautomatisch in ELO zu archivieren.

„Eingehende Belege werden von uns zunächst mit der betreffenden Sendungsnummer versehen“, berichtet Nitz. Die Nummer kann mit Hilfe von M3 und dem Fahrzeugkennzeichen schnell ermittelt werden. Anschließend wird jeder Beleg gescannt und über ein Auswahlmenü einer Dokumentenart zugeordnet. „Hierbei legen wir fest, ob es sich um einen Lieferschein, Frachtbrief, Palettenbeleg, Wiegezettel oder Transportauftrag handelt“, erläutert Nitz.
Ab diesem Zeitpunkt steht das Dokument im elektronischen Archiv zur Verfügung und das Papier kann getrost vernichtet werden.

Für eine hohe Akzeptanz der neuen Archivierungslösung sorgten die Erleichterungen beim Abrechnen der Aufträge. Ein Teil der Euba-Kunden akzeptieren sogar eine digitale Rechnung, die jetzt mitsamt der Belege elektronisch signiert und per E-Mail versendet werden kann. „In Zukunft werden wir noch weitere Kunden von der digitalen Rechnung überzeugen können“, ist sich Nitz sicher.

Bis Jahresende sollen auch die Tankbelege sowie alle Personalakten gescannt werden. Dann wird ELO seine Flexibilität beim Gestalten von Berechtigungskonzepten unter Beweis stellen. Schließlich sollen nur ein paar ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf die persönlichen Daten der Kollegen bekommen – und bei den Gehaltsangaben wird der Kreis der Berechtigten ein weiteres Stück kleiner. Solche Differenzierungen lassen sich bei einer herkömmlichen Personalakte kaum realisieren.

Der Rückzug des Papiers ist bei Euba schon nach dem ersten halben Jahr mit ELO deutlich sichtbar: Das separate Regal im Erdgeschoss mit den jüngeren Belegen ist bereits völlig geräumt. Das Hauptarchiv im Keller des Verwaltungsgebäudes wird immer kleiner und spätestens in zehn Jahren von sämtlichen Akten befreit sein. In Angermünde ist das papierlose Büro keine Vision mehr.